L’organisation de l’arbre de noël est la tradition de fin d’année pour tous les comités d’entreprise. C’est un moment privilégié où les familles des collaborateurs vont se retrouver pour passer un moment agréable. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer plus sereinement cet évènement « clé » de la vie du comité d’entreprise.

 

1/ ANTICIPER

Si vous comptez faire appel à des prestataires extérieurs, le dossier « Arbre de noël » se traite en amont dès le mois de mars.

En effet pour tous les CE, les arbres de noël vont se concentrer sur les trois derniers week-ends du mois de décembre. Les meilleurs prestataires sont donc très prisés ! Avant toute chose, faites le bilan de l’arbre de noël de l’année dernière : attention à ne pas reproduire les mêmes erreurs si vous avez été déçu par certaines prestations.

 

2/ S’ADAPTER au nombre de participants

C’est mathématique, plus il y aura de convives à l’arbre de noël, plus le budget sera conséquent ! S’il n’y a que quelques dizaines d’invités, la formule la plus économique est de faire appel à des professionnels pour une demi-journée : atelier maquillage, atelier sculpture deballons, etc. Si l’arbre de noël accueillera plus d’une centaines d’invités vous pouvez aussi déléguer la tâche à un prestataire de billetterie ( PROGT ) qui pourra vous faire bénéficier de tarifs groupe négo- ciés et vous faire gagner beaucoup de temps.

Si l’entreprise dispose de locaux spacieux, pensez à négocier suffisamment tôt avec la direction l’occupation de ces locaux en dehors des heures de travail ; l’économie d’une réservation de salles n’est pas négligeable et vous permettra d’avoir un buffet plus complet ou d’a- cheter des petits cadeaux complémentaires pour les enfants.

 

3/ PENSER à tous : petits et grands

L’arbre de noël concerne les petits comme les plus grands. Il vous faut donc trouver l’animation qui réjouira le plus grand nombre. Un enfant de dix ans n’a pas les mêmes attentes qu’un enfant de trois ans. Les parents ne doivent pas non plus s’ennuyer.

Pour éviter la dissipation, évitez les prestations qui durent plus d’une heure.

 

4/ NE PAS OUBLIER LA SECURITE

L’agencement de la salle où aura lieu l’arbre de noël (à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise) est primordiale ne serait-ce qu’en matière de sécurité.

3 points importants: l’emplacement du buffet tout d’abord. Ce dernier peut vous aider à délimiter efficacement l’espace réservé aux petits et aux plus grands. Attention aux boissons alcoolisées qui ne doivent pas être à la portée de tous et aux apéritifs type «cacahuètes» qui peuvent être très dangereux pour les enfants. L’idéal est d’offrir aux plus petits un goûter (petite pochette avec jus et collation) et un vrai espace « bar » pour les adultes.

Ensuite il faut bien délimiter où le père noël pourra se « poser » pour les photos et la remise de cadeaux. Attention encore à l’emplacement des cadeaux et du sapin, méfiez-vous des petits curieux laissés sans surveil- lance qui s’approcheraient de trop près des guirlandes électriques ! Enfin l’espace où les animations auront lieu doit être bien dégagé. Si possible les prestataires pourront venir le visiter afin de faire le point sur leurs installations techniques si nécessaire.

Bon à savoir : Le CE doit souscrire à une assurance de responsabilité civile pour couvrir les dommages qui pourrait survenir lors d'évènements qu'il organise. 

 

5/ IDEES ORIGINALES

* Sélectionnez un père noël « pro », plus vrai que nature.

* Faites venir un photographe professionnel pour remettre en début d’année de belles photos ou même une vidéo souvenir.

* Pensez aux loisirs Guyanais pour des lieux insolites ! Quad, kart, jet-ski, carbets en foret ..

* Pensez aux ateliers pour créer une ambiance plus conviviale : un atelier cuisine où les invités vont participer à l’élaboration du buffet (les enfants seront enchantés), un atelier » préparation de jus local » pour que chacun puisse réaliser son jus préféré, toute activité manuelle qui permettra de réunir les petits et les grands.

* Pourquoi ne pas se retrouver au bowling ? Les équipes gagnantes adultes comme enfants se verront remettre des petits cadeaux supplémentaires.

* La mise en place de stands avec de petits lots à gagner (pèche, tir etc.). Faciles à mettre en place et économiques, ils garantissent l’animation.

* Les spectacles traditionnels de magie et de clown sont des valeurs sûres mais vous pouvez aussi tenter plus d’originalité avec des conteurs locaux et les compagnies théâtrales. 

 

6/ EMPLOYER UN ARTISTE AVEC LE GUSO

Vous souhaitez embaucher un chanteur, un animateur ou un jongleur pour votre arbre de noël mais vous ne savez pas par où commencer ?

Le Guichet Unique du spectacle occasionnel, ou GUSO, est un service gratuit de simplification administrative. Mis en œuvre par le Pôle Emploi, il concerne toute personne physique et toute personne morale de droit privé (associations, entreprises, comité d’entreprises comités des fêtes, etc.) qui n’a pas pour activité principale la diffusion de spectacle, mais qui emploie à durée déterminée des artistes du spectacle ou des techniciens qui participent à l’organisation de spectacle.

Obligatoire depuis le 1er janvier 2004, le GUSO permet de simplifier les démarches de déclaration et de paiement des cotisations sociales. En une seule fois vous remplissez l’ensemble des obligations légales auprès des organismes de protection sociales : l’afdas pour la formation professionnelle, l’Unedic pour l’assurance chômage, l’audiens pour la retraite complémentaire, les congés spectacles pour les congés payés, le CMB pour le service de santé au travail, l’URSSAF pour la sécurité sociale.

Ainsi sur le site www.guso.fr vous réalisez simultanément, le contrat de travail, la déclaration, l’attestation d’emploi et le certificat d’emploi desti- né aux congés.